6 نصائح حول التخطيط للأحداث يجب أن يكون الجميع على دراية بها
6 نصائح حول التخطيط للأحداث يجب أن يكون الجميع على دراية بها
يمتلك بعض الأشخاص موهبة طبيعية في التخطيط للأحداث ، لكن يحتاج الكثيرون إلى معرفة ما يمكنهم فعله ليكونوا مخططين فعالين. هناك الكثير من العمل الذي يتم بذله من أجل إنشاء حدث ناجح ، ومن المحتمل أنك لن تقوم به بالشكل الصحيح في المرة الأولى. ستساعدك هذه النصائح الست على تجنب بعض الأخطاء الشائعة وستمنح الحدث التالي أفضل فرصة ليكون رائعًا!
استخدم الأدوات الصحيحة
تتبع كل شيء. من الأهمية بمكان الاحتفاظ بتقويم جيد وقائمة مهام حتى لا يتم التغاضي عن أي شيء. من الأهمية بمكان أيضًا تتبع أوراقك وأعمالك الورقية والعقود والإيصالات والفواتير نظرًا لأنها ستجعل الإيداع الضريبي أسهل كثيرًا في المستقبل! ابدأ في تجميع كل هذه الأشياء في أسرع وقت ممكن حتى تسير الأمور بسلاسة من البداية إلى النهاية. اعتمادًا على نوع الحدث ، قد ترغب حتى في استخدام بعض برامج تخطيط الإنترنت التي يمكن أن تساعدك في ترتيب كل شيء بدقة بالإضافة إلى تذكير الأشخاص بالمواعيد النهائية والتواريخ المهمة!
وسائل الترفيه
هذه خطوة لا تحتاج إلى تفكير ، لكنها خطوة أساسية. إذا كنت تقيم حدثًا في الهواء الطلق ، فتأكد من زيارتك هذا الموقع للحصول على مساعدة احترافية ، قد يساعد وضع مكبرات الصوت على حوامل السماعات للموسيقى الخلفية في ضبط نغمة الحفلة مع البقاء غير مزعج بما يكفي لعدم التدخل في المحادثة. قد يقوم منسق الموسيقى أيضًا بعمل العجائب في هذا الموقف (على الرغم من أنه أقل ملاءمة للميزانية) ، خاصةً عند غروب الشمس عندما يصبح عرض الضوء أكثر صلة من أي شيء آخر.
تعيين الأدوار
عندما يتعلق الأمر بتنظيم حدث ما ، فإن التوقيت أمر بالغ الأهمية! إذا طلب البائع إكمال الأشياء في لحظات معينة من البرنامج الذي خططت له ، فيجب أن يكون أقرب إلى وقت حدوث هذه الأنشطة (أي وقت الإعداد). تأكد من عدم وجود تضارب بين جداول البائعين بحيث يمكن للجميع التعاون بسلاسة قدر الإمكان في اليوم مع تقليل مخاطر الاصطدام ببعضهم البعض أثناء إعداد أجهزتهم / أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم في مكان واحد.
تحقق من الأسعار
يجب أن يفهم الأفراد مقدار تكلفة الأشياء حيث أنه من السهل أن تنشغل باللحظة وتنفق أكثر بكثير مما كنت تقصده إذا لم يكن لديك ميزانية. غالبًا ما يعتقد الناس أنهم إذا كانوا يريدون شيئًا ما ، فعليهم فقط البحث عنه لأن ما هو المال بعد كل شيء؟ يمكن أن يؤدي هذا النوع من التفكير إلى إنفاق الأشخاص الكثير من المال على حدث لا يلزم أن يكون باهظًا للغاية. عندما تعمل مع العديد من الأشخاص المختلفين الذين لديهم كل منهم فكرته حول الكيفية التي يجب أن يتحول بها حفل الزفاف أو حفل الزفاف الخاص بك ، يمكن أن تصبح الأمور فوضوية بسرعة كبيرة.
جعل قائمة الضيوف
إذا كان لديك عدد أكبر أو أصغر من المتوقع من الضيوف الذين يحضرون الحدث - فسيؤثر ذلك بشكل كبير على كمية الطعام التي يجب طلبها (وإذا كانت هناك مساحة كافية في مناطق البوفيه). يمكنه أيضًا تغيير ماذا نوع / نمط ترتيبات الجلوس يجب صنعها اعتمادًا على ما إذا كانت الطاولات أو الكراسي تستخدم في مكانك.
إذا كان ذلك ممكنًا ، لا تدعو أي أصدقاء سابقين / صديقات خرجوا من حياتك لفترة طويلة بما يكفي لأن دعوتهم للعودة من شأنه أن يسبب التوتر بينك وبين الضيوف الآخرين (وحتى الإحراج مع الشركاء الحاليين) في الحدث. من شبه المؤكد أنه ستكون هناك بعض الخلافات ، مهما كانت صغيرة ، لذلك من الأفضل عدم دعوة أي شخص يمكنه إنشاء الدراما (أو ربما حتى العنف) إذا كنت تعلم أنه سيكون هناك احتمال لأي صراع.
احصل على بار مفتوح مع الوجبات الخفيفة
الأطعمة الإصبع ، والخيارات النباتية ، وحتى الوجبات النباتية قد تكون طرقًا ممتازة لإرضاء الأشخاص الذين يصعب إرضائهم أثناء تناولهم أموال الحفلات الخاصة بك بكفاءة من خلال إنتاج أكثر من مجرد مقبلات. لن تشغل مساحة كبيرة ، لذلك سينتقل الناس إلى الطوابق الثلاثة بمجرد الانتهاء من تناول الوجبة الخفيفة!
من الجيد أيضًا الاستفسار عن الحساسية الغذائية حتى يتأكد الجميع من الاعتناء بهم. قد لا يكون استئجار السقاة ضروريًا لأن الناس سيصنعون مشروباتهم في المنزل قبل القدوم. للأحداث غير الرسمية مثل هذا الحدث الذي يمكن أن يؤدي إلى إهدار الأموال للبائعين الذين لا حاجة إليهم.
تأكد من وجود مساحة كافية للجميع
هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تقيم حفل شواء أو حفل زفاف أو أي تجمع كبير آخر مع أشخاص من جميع أنحاء العالم. في هذه المواقف ، من الأفضل حجز المكان مسبقًا والتأكد من وجود مساحة كافية لكل من تمت دعوته حتى لا يتم استبعاد أي شخص مما جاء من أجله.
عند اتخاذ قرار بشأن مكان الحدث ، من المهم التفكير في خيارات النقل بالإضافة إلى وسائل الراحة مثل الحمامات وتوافر مواقف السيارات إذا كان سيتم استخدامها من قبل الضيوف في أي وقت خلال اليوم. يجب عليك أيضًا التحقق جيدًا من أن مورديهم لديهم إمكانية الوصول إلى هذه الموارد حتى لا ينتهي بك الأمر بالتأخير بسبب تلف شيء ما ، مما قد يؤدي إلى تأخيرات في الجدول الزمني أو ما هو أسوأ.
أحد أكثر الأجزاء إفادة في التخطيط لحدث ما هو رؤية كل عملك الشاق يؤتي ثماره في النهاية. ولكن ماذا لو كان بإمكانك تحسين ذلك؟ ليس من الصعب الحصول على عائد أكبر مما يعتقده الكثير من الناس ، ولكنه يتطلب القليل من الجهد وبعض المعرفة بالنصائح والحيل التي يمكن أن تساعدك على تحسين حدثك.